Phần mềm kế toán ERP là gì? Hướng dẫn sử dụng phần mềm chi tiết

Trong bối cảnh kinh tế số hóa ngày càng mạnh mẽ, các doanh nghiệp đang tìm kiếm những giải pháp hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh. Một trong những công cụ không thể thiếu trong hành trình chuyển đổi số đó chính là phần mềm kế toán ERP. Vậy, phần mềm kế toán ERP là gì và tại sao nó lại trở thành "trợ thủ đắc lực" cho các nhà quản lý tài chính? Bài viết này Giaoducsigapore sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về khái niệm, lợi ích và hướng dẫn sử dụng chi tiết phần mềm kế toán ERP, giúp doanh nghiệp của bạn khai thác tối đa tiềm năng của công nghệ này.

Phần mềm kế toán ERP là gì? 

Tìm hiểu phần mềm kế toán ERP

Để hiểu rõ bản chất, chúng ta cần tách biệt hai khái niệm cốt lõi: ERP (Enterprise Resource Planning) và phần mềm kế toán.

• ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một hệ thống tích hợp đa chức năng, bao gồm nhiều module khác nhau để quản lý tất cả các khía cạnh hoạt động của một doanh nghiệp, từ sản xuất, kho vận, bán hàng, marketing, nhân sự đến tài chính và kế toán. Mục tiêu chính của ERP là tạo ra một luồng thông tin xuyên suốt, đồng bộ giữa các bộ phận, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn lực và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
• Phần mềm kế toán là một công cụ chuyên biệt, tập trung vào việc ghi nhận, xử lý và báo cáo các nghiệp vụ tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Nó giúp tự động hóa các tác vụ kế toán thủ công, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và cung cấp các báo cáo tài chính cần thiết cho việc quản lý và ra quyết định.

Vậy, phần mềm kế toán ERP là sự kết hợp mạnh mẽ giữa hai yếu tố trên. Nó là một module quan trọng trong hệ thống ERP, tích hợp chặt chẽ với các module khác để cung cấp một cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của doanh nghiệp trong mối tương quan với các hoạt động khác. Thay vì một phần mềm kế toán độc lập, phần mềm kế toán ERP hoạt động như "bộ não" tài chính trung tâm, thu thập dữ liệu từ tất cả các bộ phận, xử lý và cung cấp thông tin tài chính đa chiều, kịp thời.

Tại sao doanh nghiệp cần đến phần mềm kế toán ERP? 

Việc triển khai phần mềm kế toán ERP mang lại vô số lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo lợi thế cạnh tranh:

• Tích hợp dữ liệu toàn diện: Đây là lợi ích cốt lõi của ERP. Phần mềm kế toán ERP thu thập dữ liệu tài chính từ tất cả các bộ phận (bán hàng, mua hàng, sản xuất, kho,...) vào một hệ thống duy nhất. Điều này loại bỏ tình trạng dữ liệu phân tán, trùng lặp và sai lệch, đảm bảo tính nhất quán và chính xác của thông tin tài chính.
• Tự động hóa quy trình kế toán: Phần mềm giúp tự động hóa nhiều tác vụ kế toán thủ công như nhập liệu, hạch toán, đối chiếu, tạo báo cáo,... Giảm thiểu sai sót do con người, tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho đội ngũ kế toán để tập trung vào các công việc phân tích và chiến lược quan trọng hơn.
• Cải thiện độ chính xác và minh bạch: Với dữ liệu được tích hợp và quy trình tự động hóa, phần mềm kế toán ERP giúp nâng cao độ chính xác của các báo cáo tài chính và tăng cường tính minh bạch trong quản lý tài chính. Các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách chi tiết và kịp thời.
• Hỗ trợ ra quyết định thông minh: Phần mềm cung cấp các báo cáo tài chính đa dạng, trực quan và theo thời gian thực, giúp các nhà quản lý có cái nhìn sâu sắc về hiệu quả hoạt động kinh doanh, xác định các xu hướng, rủi ro và cơ hội để đưa ra các quyết định chiến lược chính xác và kịp thời.
• Nâng cao hiệu quả quản lý dòng tiền: Phần mềm kế toán ERP cho phép theo dõi dòng tiền ra vào một cách chặt chẽ, dự báo dòng tiền trong tương lai, giúp doanh nghiệp quản lý vốn hiệu quả hơn, đảm bảo khả năng thanh toán và tối ưu hóa lợi nhuận từ nguồn vốn.

Lợi ích phần mềm kế toán ERP

• Tuân thủ các quy định pháp lý: Phần mềm thường được thiết kế để tuân thủ các chuẩn mực kế toán và các quy định pháp lý hiện hành, giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến tài chính và kế toán.
• Tăng cường khả năng cộng tác: Với hệ thống tích hợp, các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin tài chính liên quan đến hoạt động của họ (với quyền hạn được phân cấp), tăng cường sự phối hợp và hiệu quả làm việc chung.
• Khả năng mở rộng và tùy chỉnh: Các phần mềm kế toán ERP hiện đại thường có khả năng mở rộng linh hoạt để đáp ứng sự phát triển của doanh nghiệp và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với các nghiệp vụ và quy trình đặc thù của từng ngành nghề

Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP

Mặc dù giao diện và các chức năng nâng cao có thể khác nhau tùy thuộc vào từng nhà cung cấp, phần lớn các phần mềm kế toán ERP đều có các module và chức năng cơ bản sau:

Quản lý sổ sách kế toán (General Ledger - GL)

Mục đích: Lưu trữ và quản lý tất cả các giao dịch tài chính của doanh nghiệp một cách có hệ thống.
Hướng dẫn sử dụng:

• Thiết lập tài khoản: Tạo các tài khoản kế toán (ví dụ: tiền mặt, ngân hàng, doanh thu, chi phí…) theo hệ thống tài khoản kế toán áp dụng.
• Nhập bút toán: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (ví dụ: thu tiền bán hàng, chi trả cho nhà cung cấp…) vào các tài khoản liên quan.
• Theo dõi số dư tài khoản: Xem số dư hiện tại của từng tài khoản để nắm bắt tình hình tài chính.
• Thực hiện các bút toán điều chỉnh: Thực hiện các điều chỉnh cần thiết vào cuối kỳ kế toán (ví dụ: khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí trả trước…).
• Khóa sổ kế toán: Đóng kỳ kế toán sau khi đã hoàn tất các nghiệp vụ và báo cáo.

Quản lý hóa đơn và chứng từ (Accounts Payable - AP & Accounts Receivable - AR)

Mục đích: Quản lý các khoản phải trả cho nhà cung cấp và các khoản phải thu từ khách hàng.
Hướng dẫn sử dụng (AP - Phải trả):

• Nhập hóa đơn mua hàng: Ghi nhận các hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp.
• Theo dõi công nợ phải trả: Xem danh sách các khoản nợ đến hạn và quá hạn.
• Thực hiện thanh toán: Ghi nhận các khoản thanh toán cho nhà cung cấp.
• Quản lý chiết khấu và giảm giá: Theo dõi và áp dụng các khoản chiết khấu, giảm giá từ nhà cung cấp.

Hướng dẫn sử dụng (AR - Phải thu):

• Lập hóa đơn bán hàng: Tạo và gửi hóa đơn cho khách hàng.
• Theo dõi công nợ phải thu: Xem danh sách các khoản nợ đến hạn và quá hạn từ khách hàng.
• Ghi nhận thanh toán từ khách hàng: Theo dõi các khoản tiền đã thu được.
• Quản lý chiết khấu và giảm giá: Theo dõi và áp dụng các khoản chiết khấu, giảm giá cho khách hàng.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP

Quản lý báo cáo tài chính (Financial Reporting)

Mục đích: Tạo ra các báo cáo tài chính quan trọng như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ,..…
Hướng dẫn sử dụng:

• Chọn loại báo cáo: Lựa chọn báo cáo cần xem (ví dụ: Bảng cân đối kế toán).
• Chọn kỳ báo cáo: Xác định khoảng thời gian muốn xem báo cáo (ví dụ: tháng, quý, năm).
• Thiết lập các tùy chọn (nếu có): Lựa chọn các tiêu chí lọc hoặc sắp xếp dữ liệu.
• Xem và xuất báo cáo: Xem báo cáo trực tiếp trên phần mềm hoặc xuất ra các định dạng khác (ví dụ: PDF, Excel).

Quản lý thuế (Tax Management)

Mục đích: Hỗ trợ các nghiệp vụ liên quan đến thuế như tính toán thuế, lập tờ khai thuế và theo dõi tình hình nộp thuế.
Hướng dẫn sử dụng:

• Thiết lập thông tin thuế: Nhập các thông tin liên quan đến mã số thuế, kỳ kê khai thuế…
• Theo dõi các nghiệp vụ chịu thuế: Phần mềm thường tự động ghi nhận các giao dịch liên quan đến thuế.
• Lập tờ khai thuế: Sử dụng các mẫu tờ khai được tích hợp sẵn trên phần mềm.
• Theo dõi tình hình nộp thuế: Ghi nhận các khoản thuế đã nộp.

Quản lý công nợ (Debt Management)

Mục đích: Theo dõi và quản lý chi tiết các khoản nợ phải thu và phải trả, giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và quản lý rủi ro tín dụng.
Hướng dẫn sử dụng:

• Xem báo cáo công nợ: Xem danh sách chi tiết các khoản nợ theo từng đối tượng (khách hàng, nhà cung cấp), theo thời gian nợ.
• Thiết lập chính sách công nợ: Xác định thời hạn thanh toán, hạn mức tín dụng cho từng đối tượng.
• Gửi nhắc nhở thanh toán: Tạo và gửi các thông báo nhắc nhở thanh toán cho khách hàng.

Quản lý tài sản cố định (Fixed Assets Management)

Mục đích: Theo dõi và quản lý các tài sản cố định của doanh nghiệp, bao gồm nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại.
Hướng dẫn sử dụng:

• Khai báo tài sản cố định: Nhập thông tin chi tiết về từng tài sản (tên, mã, nguyên giá, thời gian sử dụng…).
• Tính toán hao mòn: Phần mềm tự động tính toán hao mòn theo phương pháp đã chọn.
• Theo dõi tình trạng tài sản: Ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến tăng, giảm, điều chuyển tài sản.
• Lập báo cáo tài sản cố định: Xem các báo cáo về tình hình tài sản cố định

Phần mềm kế toán ERP không chỉ là một công cụ kế toán mà còn là một giải pháp quản trị tài chính mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện khả năng quản lý và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Việc hiểu rõ phần mềm kế toán ERP là gì và nắm vững hướng dẫn sử dụng phần mềm chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng của công cụ này, tạo lợi thế cạnh tranh và đạt được sự phát triển bền vững trong tương lai. Hãy lựa chọn một phần mềm phù hợp và bắt đầu hành trình chuyển đổi số cho hệ thống kế toán của bạn ngay hôm nay!